Rapoartele Z și casa de marcat: când e automat, când depui F4109 și de ce contabilul are nevoie de tine
Ghid scurt pentru PFA și firme care dețin o casă de marcat — inclusiv șoferii Uber/Bolt și oricine are activitate neregulată.
Dacă deții o casă de marcat electronică fiscală, ai și obligația de a raporta lunar către ANAF datele înregistrate de aceasta — adică rapoartele Z, închiderile zilnice care rezumă tot ce s-a „bătut” pe casă. Vestea bună este că, în cele mai multe cazuri, această raportare se face astăzi automat. Vestea mai puțin comodă: există o situație în care tot trebuie depusă o declarație manual, iar contabilul nu are cum să o facă corect fără informația ta.
A4200 — declarația care a devenit automată
Până acum câțiva ani, utilizatorii de case de marcat trebuiau să exporte lunar fișierele din aparat și să le transmită la ANAF prin aplicația A4200, până pe data de 20 a lunii următoare. Lucrurile s-au schimbat odată cu conectarea online a caselor de marcat la sistemul ANAF, reglementată prin Ordinul ANAF nr. 435/2021: marii contribuabili au fost conectați până la 30 iunie 2021, iar contribuabilii mici și mijlocii până la 30 noiembrie 2021.
Din momentul conectării, aparatul transmite singur datele către ANAF imediat după generarea raportului Z zilnic. Practic, pentru un aparat conectat și folosit normal, nu mai depui A4200 — totul se întâmplă în fundal. Declarația A4200 a rămas necesară doar în situații excepționale, de exemplu pentru aparatele instalate în zone fără acoperire la rețelele de comunicații (caz în care se depune și o declarație pe proprie răspundere, formularul F4110).
F4109 — declarația pentru luna în care „nu s-a bătut” nimic
Aici apare capcana. Sistemul automat transmite date doar atunci când există activitate. Dacă într-o lună întreagă casa de marcat nu a fost folosită deloc, ANAF nu primește nimic de la aparat — iar tăcerea nu este o raportare validă. Pentru aceste luni de inactivitate totală se depune formularul F4109 — Declarația privind aparatele de marcat electronice fiscale neutilizate.
F4109 se depune electronic, prin Spațiul Privat Virtual (SPV), tot până pe data de 20 a lunii următoare celei de raportare. Se depune însă doar dacă sunt îndeplinite cumulativ două condiții:
- casa de marcat nu a fost utilizată în nicio zi din luna respectivă;
- nu a fost emis niciun bon fiscal, niciun raport Z și niciun alt document fiscal în acea perioadă.
Atenție la nuanță: dacă ai emis măcar un singur bon în cursul lunii, NU depui F4109 — în acest caz datele se transmit automat (sau, în situațiile excepționale, prin A4200). F4109 acoperă strict lunile „albe”, fără nicio activitate. Obligația rămâne valabilă chiar dacă aparatul este ținut ca rezervă, dacă activitatea e suspendată la ONRC sau dacă aparatul a fost defiscalizat — atâta timp cât deții casa de marcat, o raportezi.
De ce te implică asta pe tine, nu doar pe contabil
Iată miezul problemei, mai ales pentru un PFA care lucrează pe Uber sau Bolt, ori pentru orice activitate cu ritm neregulat: contabilul nu are de unde să știe dacă în luna trecută ai folosit sau nu casa de marcat. El nu stă lângă aparat și nu vede memoria acestuia. Singura sursă sigură a acestei informații ești tu.
Dacă într-o lună nu ai avut activitate și nu îi spui, riscă să treacă termenul de 20 fără ca F4109 să fie depus — iar nedepunerea la timp a declarației (sau a fișierelor aferente) constituie contravenție și poate atrage amenzi conform Codului de procedură fiscală. Invers, dacă ai avut câteva curse și ai emis bonuri, dar contabilul crede că luna a fost „albă”, s-ar putea depune o declarație greșită. În ambele cazuri, diferența o face o simplă informație transmisă la timp.
Regula de aur: spune-i contabilului cum a stat casa de marcat — în fiecare lună
Ca să nu ratăm termenul de 20, trimite-ne informația până cel târziu pe data de 10 a fiecărei luni, pentru luna anterioară. Durează un minut și ne scutește pe amândoi de o amendă evitabilă.
Checklist lunar — înainte de data de 10:
- Am folosit casa de marcat luna trecută? DA sau NU.
- Dacă DA: adu / trimite rapoartele Z (sau raportul lunar din aparat).
- Dacă NU (nicio zi, niciun bon): anunță-ne explicit — depunem noi F4109.
- S-a schimbat ceva? (aparat defect, suspendare ONRC, punct de lucru închis) — menționează.
Pe scurt: pentru majoritatea celor cu aparat conectat și activitate normală, raportarea e automată și nu trebuie să faci nimic. Pentru lunile fără activitate, însă, există F4109, iar depunerea lui depinde de un singur lucru — ca noi să știm la timp că luna a fost „albă”. Un mesaj scurt lunar despre starea casei de marcat este cea mai ieftină asigurare împotriva unei amenzi.
Ai o casă de marcat și nu ești sigur ce se aplică în cazul tău? Scrie-ne — verificăm împreună situația și stabilim un flux simplu, lună de lună.